Obsah
- Digitálne s GTD
- Prečo Wunderlist? Prečo teraz?
- Prehľad Wunderlistu
- Tvorba zoznamov pre systém GTD
- Zbieranie úloh pomocou Wunderlistu
- Ako používať Add to Wunderlist
- Usporiadanie úloh v zozname Wunderlist
- Kontexty
- Miesto pre všetko a všetko na svojom mieste
- Príprava Davida Allena
- Vyjadrite svoj názor! Hlasujte za svoju obľúbenú aplikáciu GTD
Jonathan je certifikovaný učiteľ, ktorý učil vo Veľkej Británii a v USA. Teraz pracuje ako konzultant digitálneho vzdelávania.
Digitálne s GTD
Povedzte mi, ak to znie povedome. Dnes ste rušnejší ako kedykoľvek predtým a hranice medzi prácou a domovom sú nenávratne rozmazané. Máte k dispozícii nespočetné množstvo vecí a zdá sa, že nikdy nie je dosť času na to, aby ste zvládli čo i len polovicu z nich. Váš mozog je plný vecí, na ktoré nechcete zabudnúť a máte málo času na originálne myšlienky alebo spontánne prejavy tvorivosti. Takže, robíte si zoznamy, ale častejšie nie, zoznamy, ktoré si vytvoríte na zmiernenie úzkosti, jednoducho pridáte.
Znie to povedome? Ak áno, nie ste sami. To som bol ja predtým, ako som začal svoju cestu so systémom meniacim život, ktorý sa volá GTD (Getting Things Done). Je to systém, ktorý vytvoril David Allen, aby napravil všetky vyššie uvedené problémy, a pre mnohých ľudí vrátane mňa nie je ničím iným ako darom z nebies. Kniha pôvodne vyšla pred takmer 15 rokmi a bola založená na systéme zameranom na papier s fyzickými súbormi a priečinkami, ktorý vám pomôže usporiadať si život. Nedávno vyšlo nové vydanie, ktoré ho prináša s najnovšími technologickými pokrokmi.
Pre mňa však nová verzia knihy nešla dosť ďaleko. Prečo? Tento systém je skalopevný a funguje rovnako dobre ako kedykoľvek predtým, ale každodenne používam veľmi málo papiera, takže som potreboval niečo, čo by mi pomohlo implementovať GTD v čisto digitálnom prostredí. Skrátka, potreboval som byť bez papiera. Existuje veľa digitálnych nástrojov, ktoré sú schopné to uľahčiť, ale po mnohých úvahách som sa rozhodol pre Wunderlist.
Nasleduje vysvetlenie toho, ako používam program Wunderlist na implementáciu GTD do môjho pracovného toku. Nie je to zhrnutie toho, ako začať s prípravou vecí. Namiesto toho je to jeden príklad digitálnej implementácie. Váš môže vyzerať inak. V mnohých ohľadoch ide o osobný prístup k príprave vecí, ale je verný pôvodnému konceptu.
Prečo Wunderlist? Prečo teraz?
Wunderlist používam ako správcu úloh už niekoľko rokov, ale až nedávno som sa rozhodol, že bude perfektne vyhovovať mojej misii GTD. Prečo? Moje kritériá boli krátke, ale zároveň náročné. Tu je to, čo som chcel:
- Jednoduchosť použitia
- Cross-platform
- Skvelý dizajn
- Upomienky / termíny splatnosti
- Zdarma na použitie
Pozrel som sa na veľa nástrojov, ale iba Wunderlist dokázal väčšinu času uspokojiť väčšinu mojich potrieb. Páči sa mi, že k nemu mám prístup kdekoľvek a na akomkoľvek zariadení. Rovnako dôležité však je, že to jednoducho funguje. Existuje len veľmi málo chýb alebo problémy so synchronizáciou medzi zariadeniami, ak nejaké existujú. Pre mňa to znamená, že mu stopercentne dôverujem. Táto úroveň dôvery je kľúčom k akejkoľvek implementácii GTD.
Prehľad Wunderlistu
Tvorba zoznamov pre systém GTD
Kedysi som mal vo Wunderliste veľké množstvo zoznamov. Teraz ich mám sedem. Každý zoznam nejakým spôsobom vychádza zo zoznamov, ktoré vo svojej knihe odporúča David Allen. Oni sú:
- Doručená pošta
- Projekty
- Ďalšie akcie: Práca
- Ďalšie akcie: Iné
- Čakať na
- Raz / Možno
- Čítať / Pozrieť neskôr
Ak ste použili systém GTD, mali by vás vyššie uvedené zoznamy poznať. Rozdelil som „Ďalšie akcie“ na Práca a Iné, čo v podstate znamená prácu a domov, ale veľa vecí sa deje mimo domova i práce, a preto som sa rozhodol pomenovať tento zoznam vhodne všeobecným štítkom.
Zoznam „Čítať / Pozrieť neskôr“ je niečo, pre čo som používal Pocket. Pocket je bezplatný nástroj na vytváranie záložiek pre rôzne platformy, ktorý vám umožní ukladať veci na čítanie neskôr z takmer ľubovoľného zariadenia. Takže v mnohých ohľadoch by to bol ideálny nástroj, ale chcel som tento zoznam odkazov držať bližšie k domovskej základni a viditeľnú súčasť týždennej kontroly, preto som pre ne vytvoril zoznam vo Wunderliste. Väčšina položiek v tomto zozname sú stránky z webových stránok, ale môžete podľa potreby pridať súbory PDF a ďalšie súbory.
Na dokončenie nastavenia GTD som sa však uchýlil k jednému vonkajšiemu nástroju. Na materiály na podporu projektov používam OneNote, hlavne preto, že sa často skladajú z webových odkazov a rozšírenie prehliadača Add to Wunderlist umožňuje iba pridávať veci do zoznamu, na rozdiel od úloh. Tiež som nemohol vymyslieť spôsob, ako zorganizovať všetko, čo som potreboval vo Wunderliste, bez toho, aby som ohrozil mantru ďalších krokov, ktorá je spojená s prebiehajúcimi projektmi. OneNote vám umožňuje ľahko pridávať poznámky, výstrižky z webu, dátové súbory, zvukové nahrávky a ďalšie. Funguje to na viacerých zariadeniach.
Zbieranie úloh pomocou Wunderlistu
Existuje mnoho spôsobov, ako zachytiť svoje myšlienky, nápady a zdroje vo Wunderliste. Ak som na svojom smartfóne alebo tablete, používam mobilnú aplikáciu Wunderlist. Wunderlist má aplikácie pre iPhone, iPad, Android a Kindle Fire, takže pre každú z najpopulárnejších mobilných platforiem je k dispozícii aplikácia. K dispozícii je tiež aplikácia pre počítače Mac a jedna pre Windows. Chrome a Používatelia systému Chrome OS môže využiť zabalenú desktopovú aplikáciu Chrome, ktorá funguje offline aj online.
Ďalším skvelým spôsobom, ako dostať veci do svojho Wunderlistu, je rozšírenie prehliadača Add to Wunderlist, ktoré je k dispozícii pre Chrome, Firefox a Safari. Jediným kliknutím myši môžete do priečinka Doručená pošta rýchlo pridať webový obsah. Ak máte vo svojom zariadení nainštalovaný iOS 8 alebo novší, môžete ho použiť na pridanie do Wunderlistu na iOS prostredníctvom ponuky zdieľania.
Funkcia Mail to Wunderlist vám nakoniec umožňuje poslať e-mail priamo do vašej doručenej pošty Wunderlist. Po povolení možnosti Mail to Wunderlist v nastaveniach účtu môžete poslať ľubovoľný e-mail na svoj zoznam preposlaním [email protected]. Ak ho pošlete z e-mailovej adresy, ktorá je priradená k vášmu účtu Wunderlist, bude sa magicky zobrazovať vo vašej Doručenej pošte s titulom predmetu e-mailu ako úlohou, zatiaľ čo telo e-mailu bude pridané ako poznámka. Mail to Wunderlist môže byť vynikajúci na preposielanie e-mailov, ktoré chcete zmeniť na úlohy.
Používatelia Outlooku môžu tiež použiť Wunderlist pre Outlook. Tento jednoduchý doplnok robí to isté, ale dáva vám oveľa väčšiu kontrolu nad tým, do ktorého zoznamu má váš e-mail pridať. Wunderlist pre Outlook je k dispozícii pre Outlook 2013 alebo novší, ako aj Outlook na webe.
Ako používať Add to Wunderlist
Usporiadanie úloh v zozname Wunderlist
Všetky úlohy, myšlienky a nápady, ktoré pridám do Wunderlistu, spustia moju Doručenú poštu. Toto je moje vedro „catch all“. Všetko ide dovnútra, bez ohľadu na to, ako náhodná bola myšlienka. Keď mám čas, položky doručenej pošty sa potom roztriedia do ďalších zoznamov. Niektoré úlohy sa vyhodia do koša, ak už nie sú relevantné alebo akčné. Materiály projektu sa zriedka dostanú do mojej Doručenej pošty, pretože ich namiesto toho pridávam priamo do OneNotu.
Čiastkové úlohy vo Wunderliste používam na pridanie ďalších krokov pre projekty. Príležitostne tiež použijem časť s poznámkami, aby som uviedol viac podrobností alebo vysvetlení podstaty projektu, ale nie je to niečo, čo robím veľa. Ak chcete, môžete k úlohám pridať súbory vo Wunderliste. Bezplatná verzia vás obmedzuje na maximálnu veľkosť súboru 5 MB, ale Wunderlist Pro toto obmedzenie odstraňuje.
K úlohám alebo projektom, ktoré to potrebujú, je možné pridať pripomienky a termíny. David Allen hovorí o tom, že si časovo citlivé úlohy ponecháte výhradne vo svojom kalendári, ale moje nakoniec skončia na oboch miestach kvôli adrese URL informačného kanála kalendára Wunderlist, pomocou ktorej je možné automaticky pridávať vaše úlohy do Outlook, iCal, Google Calendar alebo iných webových kalendárov.
Kontexty
V systéme GTD sú kontexty schopnosťou triediť úlohy podľa typu v závislosti od nálady, polohy alebo času, ktorý máte k dispozícii. Vo Wunderliste používam na označenie svojich kontextov hashtagy. Na rôznych miestach budem mať kontexty ako #mileage, #phonecall, #email, #blogpost, #hubpages atď. Všetko, čo musíš urobiť, je pridať hashtag k zadanej úlohe a Wunderlist ti umožní triediť podľa konkrétneho hashtag jednoducho kliknutím alebo klepnutím na ten, ktorý chcete vidieť. Toto zobrazí všetky úlohy s týmto hashtagom a umožní vám pracovať na cieľovej skupine úloh. Je to rýchle a efektívne.
Miesto pre všetko a všetko na svojom mieste
Spoločnosť Wunderlist nedávno získala spoločnosť Microsoft, ale pre túto populárnu aplikáciu na zvýšenie produktivity je to obvyklé. Spoločnosť Microsoft uviedla, že sa zaviazala udržiavať aplikáciu v prevádzke a v blízkej budúcnosti ju aktualizovať o nové funkcie, takže vzhľadom na to, koľko času a dôvery musíte investovať do aplikácie GTD, je to určite dobrá správa.
Wunderlist je pre GTD prirodzeným riešením, ale zároveň si uvedomujem, že niečo také dôležité bude vždy vecou osobných preferencií. Ďalšie možnosti sú uvedené v ankete nižšie, rád by som sa však dozvedel, čo vám najlepšie vyhovuje, v sekcii komentárov.
Príprava Davida Allena
Vyjadrite svoj názor! Hlasujte za svoju obľúbenú aplikáciu GTD
Tento článok je presný a pravdivý podľa najlepšieho vedomia autora. Obsah slúži iba na informačné alebo zábavné účely a nenahrádza osobné rady ani odborné rady v obchodných, finančných, právnych alebo technických záležitostiach.
