Obsah
- Ako nakonfigurovať program Excel 2007 a Excel 2010 na ignorovanie prázdnych buniek pri vytváraní grafu alebo grafu
- Metóda 1: Konfigurácia spôsobu, akým program Excel zaobchádza so skrytými a prázdnymi bunkami
- Metóda 2: Použite vzorec na prevod prázdnych buniek na # N / A
- Balenie
Robbie väčšinou píše o Skyrim, ale občas si posvieti na zvláštnosti aplikácií spoločnosti Microsoft, ako sú Excel a Outlook.
Ako nakonfigurovať program Excel 2007 a Excel 2010 na ignorovanie prázdnych buniek pri vytváraní grafu alebo grafu
Toto je problém, ktorý som mal sám. Chcel som vytvoriť graf, keď je väčšina buniek v rozsahu, ktorý chcete zobraziť, prázdna (obsahuje prázdne bunky).
Aby ste to vyriešili a vytvorili graf, ktorý správne zobrazuje údaje, môžete byť v pokušení, tak ako som to urobil v minulosti, skopírovať hodnoty údajov do nového rozsahu, aby boli údaje súvislé (bez medzier). To môže byť mimoriadne časovo náročné a veľmi nepríjemné, najmä ak je množstvo dát veľké. Excel má uľahčiť náš kolektívny život, a preto som sa rozhodol hľadať riešenie tohto problému, ktoré by obsahovalo čo najmenej manuálnej práce navyše.
V mojom prípade ma zaujímalo zmapovanie týždenných priemerov počtu denných tržieb, ktoré môj tím dosiahol. Keď som vytvoril graf výberom rozsahu údajov, dostal som iba graf bez údajov.
Pozrime sa na dve metódy, ako to vyriešiť:
- Ako zmeniť spôsob, akým graf pracuje s prázdnymi alebo prázdnymi bunkami
- Ako používať vzorec na zmenu obsahu prázdnych buniek na # N / A (Excel pri vytváraní grafu automaticky ignoruje bunky s # N / A)
Na nasledujúcom obrázku vidíte:
- Údaje, ktoré používam na vytvorenie grafov (vľavo)
- Prázdny počiatočný graf (vpravo hore)
- Vyplnený graf (vpravo dole)
Metóda 1: Konfigurácia spôsobu, akým program Excel zaobchádza so skrytými a prázdnymi bunkami
Prvou metódou, ktorú použijeme na vytvorenie grafu, ktorý správne zobrazuje údaje, je zmena spôsobu, akým Excel 2007 a Excel 2010 zaobchádzajú s prázdnymi bunkami v grafoch.
Keď program Excel vidí v prázdnej bunke predvolene, vytvorí sa medzera. Ak máte rozsah údajov s väčším počtom prázdnych buniek ako s dátami, znamená to, že program Excel efektívne vytvára graf plný medzier.
Na začiatok je potrebné vytvoriť graf priemerných týždenných tržieb.
- Čiarový graf vytvoríme výberom údajov v B3: B31 a D3: D31 (kliknite a podržte Ctrl klávesom vyberte stĺpce, ktoré nesusedia)
- Kliknite na ikonu Vložte kartu a vyberte ikonu Riadok tlačidlo v Grafy skupiny a vyberte Riadok
Teraz, keď máme vytvorený graf, musíme zmeniť spôsob, akým Excel zaobchádza s prázdnymi bunkami. Urobiť toto:
- Kliknite pravým tlačidlom myši graf a vyberte Vyberte Údaje
- Kliknite Skryté a prázdne bunky
- Medzery je predvolené nastavenie, o ktorom sme hovorili predtým
- Nula v našom príklade bude mať za následok, že údaje budú mapované ako hodnotu, nula, nula, nula, nula, nula, nula, hodnotu
- Spojte dátové body s linkou robí presne tak, ako hovorí, spája dátové body dohromady
Na nasledujúcom obrázku je náš graf vytvorený pomocou Nula (vľavo) a Spojte dátové body s linkou (správny). Medzery už sme videli s prázdnym grafom vyššie.
- Tiež som dal do poriadku vodorovnú os o kliknutie pravým tlačidlom myši a výberom Formátovať os
- Pod Možnosti osi kartu, zmenil som Hlavná jednotka do Opravených 7 dní
- Zmenil som Osová pozícia do Na značkách aby to ukazovalo celý dátum
Metóda 2: Použite vzorec na prevod prázdnych buniek na # N / A
Druhou metódou zabezpečenia, že program Excel mapuje údaje obsahujúce veľké množstvo medzier alebo prázdnych buniek správne, je použitie vzorca. Aby sme to dosiahli, využijeme skutočnosť, že keď program Excel uvidí v bunke # N / A, nezahrnie to do grafu. Vzorec, ktorý použijeme v E3, je:
= IF (D3 = "", # N / A, D3)
The AK Funkcia sleduje obsah bunky D3 a AK D3 sa rovná „“ (inými slovami prázdna bunka), potom zmení aktuálnu bunku na # N / A. Ak program Excel niečo v bunke nájde, bunku jednoducho skopíruje. Napríklad skopíruje obsah D3 do E3.
Mám článok, ktorý pojednáva o AK funkcie podrobnejšie. Zakrývam aj použitie IFERROR potlačiť očakávané chyby a použitie AK s logickými funkciami AND, OR a NIE. Nachádza sa tu:
- Ďalej skopírujem vzorec dolu do stĺpca E.
- Potom vytvorím graf presne tak, ako sme to urobili vyššie, pomocou dátumov v stĺpci B a výsledkov vzorcov v stĺpci E
Ako vidíte na obrázku vyššie, graf správne zobrazuje údaje, aj keď program Excel používa Zobraziť prázdne bunky ako Medzery (predvolené nastavenie pre všetky grafy vytvorené v programe Excel 2007 a Excel 2010).
Potom by sme spravili poriadok v grafe, ako sme to robili vyššie,
- Upratovanie vodorovnej osi
- Odstraňuje sa Legenda
- Pridanie a Názov (kliknite na ikonu Rozloženie Na karte s vybratým grafom vyberte ikonu Názov grafu a vyberte požadovaný typ titulu)
Balenie
Údaje do vás často prichádzajú z tabuliek, nad ktorými nemáte žiadnu kontrolu a nie vždy majú formátovaný presne tak, ako by ste chceli. Namiesto opätovnej úpravy údajov tak, aby vyhovovali vašim požiadavkám, je vždy oveľa lepšie a rýchlejšie, aby program Excel zvládol všetky problémy s formátovaním, ktoré môžu mať údaje, a prinieslo požadované výsledky bez toho, aby ste vykonali manuálnu úpravu.
V tomto článku sme sa zaoberali problémom, s ktorým sa často stretávam:
Ako vytvoriť grafy pomocou údajov, ktoré obsahujú veľké množstvo prázdnych buniek. Pozreli sme sa na dve metódy, ako to vyriešiť:
- Zmena spôsobu, akým Excel zaobchádza s prázdnymi bunkami v samotnom grafe
- Použitím AK príkazy na zmenu prázdnych buniek na # nepoužiteľné (Excel 2007 a Excel 2010 pri vytváraní grafov ignorujú bunky obsahujúce # nepoužiteľné)
Použitím AK príkazy vo vzorci sú flexibilnejšie ako zmena spôsobu, akým program Excel pracuje s prázdnymi bunkami v grafe, pretože od neho môžete požiadať, aby zmenil čokoľvek na # N / A, nielen na prázdne bunky. To znamená, že ak dostanete tabuľky s nevyžiadanou poštou alebo s údajmi, ktoré nechcete, môžete tiež dosiahnuť, aby ich Excel ignoroval na účely vytvorenia grafu z údajov.
Dúfam, že ste tento článok považovali za užitočný a poučný. Neváhajte a zanechajte akékoľvek komentáre, ktoré môžete mať nižšie a veľká vďaka za prečítanie!
Tento článok je presný a pravdivý podľa najlepšieho vedomia autora. Obsah slúži iba na informačné alebo zábavné účely a nenahrádza osobné rady ani odborné rady v obchodných, finančných, právnych alebo technických záležitostiach.
